Nowcerts Support Center

Descripción general de la pantalla principal (dashboard)

Bienvenido a NowCerts, el sistema de gestión de agencias (AMS) más potente. Encontrará que NowCerts.com es robusto y fácil de usar. Esta sección explicará el diseño básico de Nowcerts:

• Menú principal (marcado como 1) : esta es la herramienta de navegación principal entre las diferentes operaciones diarias de su sistema.

• Menú de agencia (marcado como 2) : este menú se utiliza para configurar su cuenta, sus agentes y enviar solicitudes de agencia.

• Estadísticas de la pantalla principal (marcadas como 3) : esta barra muestra estadísticas sobre su actividad y proporciona enlaces rápidos para las operaciones debidas.
  

Menú de Navegación

• El botón de navegación en la parte superior (≡) se utiliza para minimizar la pantalla del menú y expandir su superficie de trabajo (y viceversa).

• Puede hacer clic en el botón (+) para agregar rápidamente un elemento.

• La barra de búsqueda dentro del Menú principal es un espacio en blanco de búsqueda global. Dado que es un método de búsqueda global, puede devolver muchos resultados. Se recomienda que elija su sección específica a continuación, por ejemplo, Asegurados, y busque el término deseado en esa pantalla. De esa manera, sus resultados se limitarían a esa sección.
  
  
• Algunos de los elementos del menú mostrarán un número junto a ellos para indicar una acción requerida o un cambio reciente.

Agregar nuevos clientes y prospectos

Haga clic en "Agregar nuevo" (el signo más en la esquina superior izquierda) y seleccione "Insured" o "Prospect".

Puede completar toda la información pertinente para su asegurado, como nombre, número social, fecha de nacimiento, número de licencia de conducir, número de teléfono, correo electrónico, etc. Recuerde verificar su lista de asegurados y / o prospectos existentes para asegurarse de que no están haciendo entradas duplicadas para ellos.

Enlaces a videos tutoriales:

Entrar en un prospecto / asegurado :

 Eliminar un asegurado / prospecto :

 Cambiar una perspectiva a un asegurado :

  Fusionar entradas duplicadas de asegurados / prospectos :

Resumen del video "Fusionar entradas duplicadas de asegurados / prospectos" (Merging Insureds, encima de esto):

A veces, al ingresar en asegurados o prospectos, se crea un duplicado. Esto también puede suceder cuando se procesan descargas de la compañía de seguro. Para fusionar un asegurado, vaya a los detalles del asegurado y en la pestaña general seleccione "Merge Insureds". Es importante recordar fusionarse con el asegurado que sea el más preciso, incluida la información de contacto. En la página "Merge Insureds", puede ingresar el nombre del asegurado y le dará sus opciones. El asegurado que está en rojo es el asegurado con el que se está  fusionando . El asegurado en negro es el que desea seleccionar. Después de hacer clic en "Merge", verá el nombre del asegurado fusionado debajo de sus alias.

Introducir políticas :

Eliminar políticas :

Precaución: tenga cuidado al eliminar políticas. Una vez que se eliminan, no pueden recuperarse, solo recrearse. Si no tiene los permisos en la configuración de su agente para eliminar una política, consulte al administrador de su agencia para obtener ayuda.

Reasignar una póliza a un asegurado diferente :

Certificados maestros / Envío de certificados / Intereses adicionales :

Cosas a tener en cuenta al elegir qué tipo de facturación necesita usar:

• ¿Cuál es el desglose de la prima adeudada (pago inicial, financiación, PIF)?

• ¿Hay artículos no premium (tarifas, impuestos, otros)?

• ¿Qué pagos debo cobrar a los asegurados (cuentas por cobrar)?

• ¿Qué fondos necesito enviar a la compañía de seguro / MGA (cuentas por pagar)?

• ¿Qué comisiones necesito registrar?

• ¿Qué ingresos sin comisión necesito registrar (tarifas)?

Con eso en mente, estos son los tipos de facturación que ofrecemos:

Factura directa :

    Resumen del video "Direct Bill Endorsement":

La compañía de seguro o la MGA maneja toda la facturación. La agencia no maneja ningún dinero. Para este tipo de facturación, la agencia no necesita generar ningún registro, aparte de señalar el cambio de  cobertura Y la comisión de registro. No hay cuentas por cobrar del asegurado ni cuentas por pagar a la compañía de seguro / MGA.

Factura directa  con pago inicial/aticipo/señal :

    Resumen del video "Direct Bill with down payment":

Factura directa, pero con un giro. La agencia necesita cobrar un anticipo. El resto de la facturación la realiza la compañía de seguros (como se indicó anteriormente en la factura directa). Solo hay dos transacciones para registrar: la cuenta por cobrar por el pago inicial y la pagadera por el pago inicial (neto de comisiones a la "Carrier" o la compañía de segurox). Las tarifas y comisiones permanecen como tipos de facturación separados.

Factura de la agencia pagada en su totalidad (PIF) :

Resumen del video "Agency bill paid in full (PIF)":

En este caso, la agencia es responsable de cobrar la prima completa, pero todo se paga al principio. Esto, en efecto, es similar a la "factura directa con un anticipo". Solo hay dos transacciones para registrar.

Factura de agencia con financiamiento externo :

    Resumen del video "Agency bill with outside financing":

En este caso, la agencia recauda el pago inicial y luego organiza una compañía financiera para financiar y cobrar los pagos del saldo. Prácticamente, es similar a la "factura de agencia pagada en su totalidad (PIF)" explicada anteriormente. La agencia solo cobra una cuenta por cobrar y solo envía una por pagar.

Factura de agencia - mensual :

Resumen del video "Agency bill - monthly":

La agencia es responsable de cobrar todas las cuotas de una póliza (por ejemplo, una póliza comercial generalmente tiene un pago inicial del 25% más 9 cuotas mensuales).

Crear facturas :

Edición de un endoso con facturas y pagos adjuntos :

 Reconciliaciones

El módulo de conciliaciones de comisiones de Nowcerts permite a los usuarios marcar cientos de comisiones como pagadas en segundos. Aquí hay una descripción general rápida del proceso:

1. Busque la pestaña "Miscellaneous" y expanda hacia abajo. Luego, busque la pestaña "Accounting Items" y amplíela también hacia abajo. Haga clic en "Reconciliations". Primero, la idea es conciliar la comisión de la agencia, de modo que pueda pagar a los agentes / productores (de los fondos recibidos por la agencia).

2. Primero, "conciliemos" las comisiones de la agencia, es decir, aplique los pagos recibidos a los montos esperados de las comisiones de la agencia. Por lo tanto, en el menú desplegable, seleccione "Manually Reconcile Agency Commissions".

3. Use los filtros para seleccionar un determinado conjunto de transacciones. Por lo general, las agencias usan fechas de aprobación y una compañía de seguro / MGA para conciliar una declaración que recibieron.

Ejemplo:

Seleccione los registros que desea conciliar (para aplicar un pago de comisión recibido). Asegúrese de verificar el monto sugerido y la fecha de pago. Luego, desde "Actions", seleccione "Reconcile". Al seleccionar "Create new statement" también se conciliarán las comisiones seleccionadas.

Es todo. Ahora tiene el potencial de aplicar pagos a miles de comisiones de agencias en solo minutos.

Subiendo documentos :

Completar formularios / solicitudes de Acord :

Flujo de trabajo: tareas / recordatorios de actividad

Nowcerts ofrece una gran cantidad de herramientas para ayudar a los usuarios a administrar su flujo de trabajo y ayudar a las agencias a administrar su carga de trabajo para mantenerse al tanto de la producción y el soporte.

En el menú de navegación, tiene sus "Tasks" (Tareas), "Activity reminders" (Recordatorios de actividad), "To-do Lists" (Lista de quehaceres), "Opportunities" (Oportunidades), "Service requests" (Solicitudes de servicio), "Endorsement status" (Estado de aprobación), "Upcoming renewals" (Próximas renovaciones), "mportant dates" (Fechas importantes), "User messages/notifications" (Usuario mensajes / notificaciones), etc.

Con tantas herramientas y recursos, no es sorprendente que los nuevos usuarios a menudo nos pregunten: "¿cuáles son las diferencias entre las herramientas?" y "¿qué herramientas necesito / debo usar?"

No hay una sola respuesta correcta. Depende de sus hábitos y responsabilidades laborales únicos. Los usuarios con diversos  hábitos y responsabilidades laborales  encuentran que ciertas herramientas son más efectivas y útiles que otras para administrar su flujo de trabajo. A continuación se presentan breves descripciones de las diversas herramientas y recursos en su menú de navegación que deberían ayudarlo a decidir qué herramientas son las más adecuadas para sus necesidades y estilo de trabajo.

Tasks (Tareas)

¿Cuándo usamos "Tasks"?

Las tareas son el modo principal (y más popular) de distribuir y realizar un seguimiento del flujo de trabajo, especialmente en agencias con múltiples usuarios que tienen roles definidos. Las tareas son exactamente como suenan. Las tareas se pueden personalizar para crear un flujo de trabajo estandarizado que todos los agentes puedan usar. 

Esto se puede hacer yendo a "Miscellaneous" en el menú de navegación. Luego, "Agency Customization", "Tasks" y finalmente "Categories and Stages". Como ejemplo, podría crear la categoría "Renovación". La primera "etapa" puede ser contactar al asegurado. Las descripciones para las etapas serían instrucciones. En este ejemplo, las instrucciones podrían ser revisar las coberturas y los artículos asegurados con el asegurado. Su próxima etapa puede ser recolectar ejecuciones de pérdidas, luego preparar aplicaciones, etc.

Si una etapa no es necesaria, se puede marcar como tal en la tarea en la que se creó. Cada etapa se puede actualizar con respecto al estado. Se pueden agregar notas / comentarios a las tareas / etapas a medida que avanzan las cosas, por lo que hay un historial rastreable de lo que se hizo y cuándo.

Recuerde, si asigna una tarea a un agente, ese agente solo puede marcar esa tarea como "done" (terminada). Tendrán que reasignarlo al creador de la tarea para marcarlo como "completed" (completo) y eliminarlo de la lista de quehaceres abiertas del agente. Esto es por diseño. La esperanza es que el creador de la tarea pueda revisar la tarea según sea necesario y ver lo que se hizo para completarla para darles tranquilidad de que la tarea se completó realmente. Esto también les brinda la oportunidad de descubrir lecciones que vale la pena enseñar para ayudar a los agentes a progresar y aprender unos de otros.

To-Do List (Lista de quehaceres)

Una lista de quehaceres pendientes es una lista de verificación simple y lista para realizar diseñada para recordarle que debe realizar tareas básicas. Los ejemplos diarios incluyen: sacar la basura, cancelar mi membresía en el gimnasio y renovar mi licencia de conducir.

Piense en su lista de quehaceres pendientes de Nowcerts como una lista de deseos a largo plazo (por ejemplo, "Necesito cambiar el aceite en mi coche"). Esta lista de quehaceres no se usa comúnmente para la gestión diaria del flujo de trabajo.

Opportunities (Oportunidades)

Las oportunidades son una herramienta de uso común en los sistemas CRM (Customer Relationship Management, significa el gestión de la relación con el cliente). Las oportunidades están diseñadas para administrar las ventas y rastrear la producción. Estas son nuevas oportunidades de ventas, ventas cruzadas e incluso renovaciones.

Puede preguntar: "¿Cómo se relacionan las oportunidades con las perspectivas?" y "¿no serían oportunidades también?"

Bueno, una perspectiva puede tener múltiples oportunidades. Piense en un prospecto como el asegurado y la oportunidad como la política del prospecto. (Oportunidad -> Cotización -> Política)

Un asegurado también puede tener una oportunidad: una venta cruzada. Algunas agencias también consideran las renovaciones como oportunidades (especialmente en líneas comerciales).

Las oportunidades también pueden ser una herramienta valiosa para rastrear las relaciones de cotización a vinculación de los agentes y para determinar el valor de una determinada fuente de referencia. Es bueno saber si una referencia es valiosa y vale la pena pagarla.

Activity Reminders (Recordatorios de actividad)

A menudo usado junto con "Tasks", los "Activity Reminders" son la herramienta más popular para administrar el flujo de trabajo.

Usted puede estar reflexionando: " ¿Cómo los "Activity Reminders" difieren de los " To-Do’s"?"

En lugar de una lista a largo plazo de tareas para completar, los Recordatorios de actividad son eventos de calendario. Los usuarios a menudo piensan en la lista de "Activity Reminders" como su "To-do List" diaria . Los recordatorios de actividad también se denominan "Suspenses" (suspensiones) en otros sistemas. Esta página debe ser la primera que ven los usuarios cuando inician sesión todas las mañanas. 

Cuando se usa correctamente, los "Activity Reminders" notificarán al usuario lo que necesitan para trabajar ese día. Al crear recordatorios, puede seleccionar recibir un correo electrónico como un método adicional para recibir notificaciones de que tiene algo que hacer o trabajar.

La "To-Do List" está diseñada para ser más una "lista de deseos", mientras que "Activity Reminders" es una lista de elementos de trabajo que deben completarse. A diferencia de los "To-dos" y los "Activity Reminders" es que "Activity Reminders" son sensibles a la fecha.

Important Dates (Fechas importantes)

"Important Dates" es una lista de verificación definida por el usuario de elementos que deben completarse con cada nueva política (o renovación). Puede definir plantillas para "Auto personal nuevo", "BOP de renovación", etc. y tener una lista de verificación de las cosas que deben completarse.

Ejemplo :

1. Recoja la solicitud firmada electrónicamente

2. Cobro de anticipo

3. Cobrar acuerdo financiero

4. Enviar un correo electrónico de bienvenida (o desencadenar una campaña de goteo)

Las "Important Dates" pueden ser una herramienta invaluable para administrar nuevas políticas y reducir la exposición a errores y omisiones.

En su menú de navegación, vaya a "Miscellaneous" -> "Agency Customization" -> "Important Dates" para definir sus plantillas de "Important Dates".

Endorsement Status (Estado de endoso)

El "Endorsement Status" es una herramienta poderosa diseñada para ayudar a realizar un seguimiento de las aprobaciones y garantizar que nada "se quede atrás".

En su menú de navegación, vaya a "Miscellaneous" -> "Endorsements" -> "Endorsements/Fees/Taxes"

A medida que ingresa "Endorsements", hay una opción para elegir una etapa o un estado. También puede seleccionar una fecha de seguimiento y una persona de seguimiento.

Luego, puede usar la tabla "Endorsements" y sus filtros para realizar un seguimiento del estado de varios endosos.

El personal de Nowcerts espera que esta breve descripción general de las herramientas de administración del flujo de trabajo haya proporcionado suficiente información para alentarlo a explorar estas opciones y decidir cuáles coinciden con sus responsabilidades y preferencias laborales.

Tenga en cuenta que con varias opciones para personalizar y combinar elementos de estas herramientas, tiene el potencial de crear potentes procesos de gestión de flujo de trabajo.